Een vijftal IT-trends doen de laatste jaren een belangrijke invloed op de werkvloer gelden. Ze veranderen niet alleen hoe, waar en wanneer we werken, maar ook hoe we best samen werken, hoe we documenten beheren en al onze bedrijfsinformatie verwerken. Het gaat om onderstaande trends:

1.Mobiele werknemers

Kenniswerkers zijn meer en meer mobiel: ze werken niet enkel op hun kantoor, maar ook op andere locaties, zoals thuis of bij klanten. Onderzoeksbureau IDC voorspelt dat tegen 2015 maar liefst 1,3 miljard mensen mobiel werken. Dat stemt overeen met meer dan 37% van het totaal aantal werknemers.

2.Uw eigen apparaten

Werknemers krijgen meer en meer het recht om hun eigen mobiele apparaten mee te nemen. Dat zijn dan smartphones en tablets die ze zelf gekocht hebben voor thuisgebruik, maar die ze ook voor hun werk gebruiken. Deze BYOD (Bring Your Own Device)-aanpak is een win/win-situatie: de werknemers mogen hun vertrouwde apparaat gebruiken, terwijl de werkgever niet in apparaten moet investeren.

De BYOD-trend introduceert meer combinaties van technologieën en platforms dan vroeger. In de toekomst zou elke combinatie apparaten (smartphone, tablet, printer, kopieerapparaat, …) moeten kunnen samen werken. Apparaten zoals multifunctionele printers (MFP’s) worden daardoor ook slimmer: het zijn geen statische invoer/uitvoer-apparaten meer, maar bieden van overal flexibele toegang tot informatie.

3.Big Data

Bedrijven hebben een enorme hoeveelheid informatie beschikbaar, die elk jaar blijft verdubbelen. Negentig procent van die gegevens zijn ongestructureerd en komen van allerlei onsamenhangende bronnen. Bovendien hebben we altijd sneller informatie nodig. Met deze drie aspecten, die wel eens de drie V’s worden genoemd (volume, variety en velocity), komen we tot Big Data, een markt waarin, volgens IDC, tegen 2016 meer dan 20 miljard dollar omgaat.

Big Data biedt bedrijven heel wat innovatieve mogelijkheden, maar zadelt hen ook op met grote uitdagingen. Door de snelle groei van ongestructureerde gegevens hebben bedrijven het steeds moeilijker om documenten en andere elektronische informatie te beheren. Negentig procent van alle bedrijfsinformatie zit in documenten. Maar als werknemers tijd verliezen met het zoeken naar die informatie of die documenten, heeft dat een grote impact op de efficiëntie van uw organisatie. Een goed documentbeheersysteem is dus geen luxe.

4. Informatiebeveiliging

Door bovenstaande trends circuleert er heel wat meer gevoelige bedrijfsinformatie over het Internet. Het is dus belangrijker dan ooit dat organisaties hun informatie toerusten met allesomvattende beveiligingsmaatregelen. Gebruikers moeten met een wachtwoord, persoonlijke beveiligingskaart of hun vingerafdruk aantonen dat ze recht op de gevraagde informatie hebben. Toegang tot printers moet ook worden beperkt. Bovendien wil u graag monitoren tot welke informatie werknemers toegang vragen.

5. Duurzaamheid

Bedrijven zijn zich de laatste jaren meer en meer bewust van het belang van duurzaamheid en aandacht voor het milieu. Recent is die trend zelfs uitgegroeid tot een essentiële component van maatschappelijk verantwoord ondernemen. In deze context worden ook heel wat eisen gesteld aan apparatuur, bijvoorbeeld dat de printers sneller opwarmen en dus minder energie verbruiken en dat de toners van biomassa of andere duurzame grondstoffen zijn gemaakt.

In een volgende bijdrage zetten we hogervermelde trends af tegen de voordelen van documentbeheer.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Konica Minolta Business Solutions (Belgium) N.V. (Zaventem))

Meer info: 02/717.08.64 of www.konicaminolta.be.