Sven Dauwe lanceerde in 2013 OptiPost N.V. (Sint-Martens-Latem). Tien jaar lang ontzorgde de onafhankelijke dienstverlener tal van klanten met allerhande financiële administratie. In 2023 volgde een volledige re-branding met ook een nieuwe merknaam: Nymus. De core-business van het bedrijf bleef echter ongewijzigd: de documentenstroom van elke organisatie eenvoudiger, efficiënter en goedkoper maken. Het maakt dat Sven Dauwe, als founder en managing director van Nymus, goed geplaatst is om verduidelijking te geven over de B2B e-facturatie die vanaf 1 januari 2026 verplicht wordt.

Gestructureerde data

Het concept van e-facturatie omvat meer dan alleen maar het versturen van facturen per e-mail. Volgens Dauwe transformeert e-facturatie een factuur tot een gestructureerd data-document dat automatisch verwerkt kan worden. “Dit zorgt niet alleen voor meer efficiëntie, maar het biedt ook een hogere betrouwbaarheid en veiligheid dan traditionele facturatiemethoden. Zo zorgt e-facturatie er voor dat bedrijven minder tijd verliezen aan handmatige verwerking en zullen fouten door data-verlies of onjuiste invoer worden beperkt”.

Vanaf 2026 wordt e-facturatie verplicht voor alle B2B-transacties binnen de EU. Voor overheidsopdrachten geldt die verplichting overigens al vanaf 1 maart 2024. “Veel bedrijven zijn zich nog niet bewust van de snelheid waarmee deze nieuwe verplichting op hen afkomt,” zegt Dauwe. “Dit wordt een nieuwe standaard die om een strategische voorbereiding vraagt om aan de wettelijke eisen te voldoen”.

Veiligheid staat centraal

Dauwe begrijpt dat bedrijven de overgang naar e-facturatie als een last ervaren. Toch wil de Managing Director van Nymus vooral de voordelen beklemtonen. “Veiligheid is misschien wel de belangrijkste troef van e-facturatie. Traditionele facturen worden vaak als PDF per e-mail verstuurd. Dit maakt de facturen kwetsbaar voor onderschepping en fraude. E-facturatie daarentegen maakt gebruik van beveiligde netwerken zoals Peppol, waarbij identiteitsverificatie wordt gevraagd voor zowel de verzender als de ontvanger. Hierdoor wordt de kans op fraude aanzienlijk kleiner en is het makkelijker om de echtheid van de factuur en de afzender te verifiëren”, verduidelijkt Dauwe.

Ook biedt e-facturatie een gestroomlijnde verwerking van inkomende facturen. Doordat alle gegevens in een gestandaardiseerd formaat worden aangeleverd kunnen bedrijven deze data eenvoudig en direct in hun systemen inlezen. Dit bespaart niet alleen tijd en kosten, maar ook de kans op fouten wordt dus minimaal. “Bovendien zal het in de toekomst niet langer nodig zijn om een factuur visueel te bekijken. ERP- en boekhoudsystemen zullen de ruwe data rechtstreeks verwerken. En zo zal e-facturatie een stevige basis vormen voor data-gedreven bedrijfsvoering waarbij analyses en besluitvorming sneller en op basis van volledige en foutloze gegevens zullen plaatsvinden.”

Alternatieve netwerken

Hoewel het Peppol-netwerk de Europese standaard is voor e-facturatie onderstreept Dauwe dat bedrijven die internationaal opereren vaak met verschillende standaarden te maken zullen krijgen. “Elk land heeft eigen voorschriften en netwerken. Zo hanteren Frankrijk en Italië hun eigen protocollen, los van Peppol.” Voor bedrijven met een internationale reikwijdte biedt Nymus daarom ondersteuning bij de integratie van alternatieve netwerken zoals Ariba, Kofax en Tradeshift, zodat bedrijven zich kunnen aanpassen aan diverse standaarden en tegelijk compliant blijven. “De sleutel ligt in het kiezen van een oplossing die aansluit bij de specifieke eisen van een bedrijf, zowel op nationaal als internationaal niveau.”

De overgang naar e-facturatie zal een grote impact hebben op elke onderneming. Zowel grote bedrijven met complexe administraties, maar ook de kleine zelfstandige of KMO. “Er zal ook voor die kleine ondernemingen toegankelijke en betaalbare technologie beschikbaar zijn. Er zijn immers eenvoudige tools op de markt die aan alle eisen van e-facturatie voldoen, vaak voor een bedrag van tien tot vijftig euro per maand,” stelt Sven Dauwe.

De founder van Nymus wil afsluiten met een positieve boodschap. “Het draait niet alleen om naleving van regels. E-facturatie biedt de kans om een efficiëntieslag door te voeren waardoor bedrijven opnieuw kunnen focussen op hun kernactiviteiten. Met Nymus blijven we ons alvast inzetten om bedrijven te ondersteunen bij hun digitale transformatie zodat zij zich optimaal kunnen aanpassen aan de veranderende markteisen en technologische uitdagingen van de toekomst”.